Privacyverklaring

Versie: 1.0 / 09-08-2026

Mertol Serter Digital Solutions hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt, op welke grondslagen de verwerking berust en welke rechten betrokkenen hebben.

Artikel 1 – Toepassing

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Mertol Serter Digital Solutions in verband met:

a. het bezoeken en gebruiken van de website www.mertolserter.com;
b. het invullen en verzenden van een contactformulier;
c. communicatie per e-mail, telefoon, WhatsApp of sociale media;
d. het aanvragen en uitbrengen van offertes;
e. het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
f. projectbeheer, klantenservice, administratie en facturatie;
g. websiteanalyse, beveiliging en verbetering van de dienstverlening;
h. overige zakelijke contacten met klanten, potentiële klanten, leveranciers en samenwerkingspartners.
Deze privacyverklaring heeft betrekking op persoonsgegevens van natuurlijke personen. Daaronder vallen ook gegevens van contactpersonen, vertegenwoordigers en medewerkers van zakelijke opdrachtgevers.
Mertol Serter Digital Solutions richt zijn dienstverlening uitsluitend op zakelijke opdrachtgevers. Dit neemt niet weg dat bij zakelijke contacten persoonsgegevens van natuurlijke personen kunnen worden verwerkt.
Voor cookies en vergelijkbare technieken geldt daarnaast het afzonderlijke cookiebeleid van Mertol Serter Digital Solutions.
Wanneer Mertol Serter Digital Solutions in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerkt waarvoor die klant verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen partijen aanvullend een verwerkersovereenkomst sluiten.

Artikel 2 – Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze privacyverklaring beschreven verwerkingen is:

Mertol Serter Digital Solutions
Handelsnaam van: Milen Milenov Yankov
Vestigingsplaats: Leeuwarden, Nederland
KvK-nummer: 42037169
BTW-identificatienummer: NL005446507B72
Website: www.mertolserter.com
E-mailadres: mertol@mertolserter.com
Vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunnen via bovenstaand e-mailadres worden gesteld.
Mertol Serter Digital Solutions heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dit voor de huidige aard en omvang van de verwerkingen niet verplicht is.

Artikel 3 – Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van het contact en de gebruikte diensten kan Mertol Serter Digital Solutions de volgende persoonsgegevens verwerken:

a. naam en eventuele functietitel;
b. bedrijfsnaam, KvK-nummer en BTW-identificatienummer;
c. zakelijk of persoonlijk adres, indien dit noodzakelijk is voor de opdracht of facturatie;
d. e-mailadres en telefoonnummer;
e. gegevens die via het contactformulier worden verstrekt;
f. informatie over een aanvraag, opdracht, project, voorkeur of instructie;
g. offertes, overeenkomsten en correspondentie;
h. factuurgegevens, betaalgegevens en betalingsstatus;
i. bestanden, afbeeldingen, teksten, toegangsgegevens en andere materialen die voor een opdracht worden verstrekt;
j. technische gegevens, zoals IP-adres, apparaat-, browser- en gebruiksgegevens;
k. cookievoorkeuren en gegevens die via toegestane cookies of vergelijkbare technieken worden verzameld;
l. openbare zakelijke gegevens en informatie uit openbare registers of zakelijke websites;
m. overige persoonsgegevens die iemand vrijwillig verstrekt of die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst.
Mertol Serter Digital Solutions vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religieuze overtuigingen of gegevens over ras, politieke opvattingen of seksuele gerichtheid.
Betrokkenen wordt verzocht geen bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of persoonsgegevens van derden te verstrekken wanneer dit niet noodzakelijk en niet vooraf overeengekomen is.
Mertol Serter Digital Solutions heeft niet de bedoeling persoonsgegevens van kinderen jonger dan zestien jaar te verzamelen. De website en dienstverlening zijn gericht op zakelijke gebruikers.
Wanneer blijkt dat onnodige of ongeoorloofd verstrekte persoonsgegevens zijn ontvangen, worden deze voor zover redelijkerwijs mogelijk verwijderd of buiten verdere verwerking gehouden.

Artikel 4 – Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Mertol Serter Digital Solutions verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Persoonsgegevens kunnen voor de volgende doeleinden en op de daarbij genoemde grondslagen worden verwerkt:

a. Beantwoorden van vragen en contactverzoeken
Om contact op te nemen, vragen te beantwoorden en aangevraagde informatie te verstrekken. Deze verwerking berust op het gerechtvaardigd belang om zakelijke communicatie te voeren of op het nemen van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst.

b. Opstellen en bespreken van offertes
Om een aanvraag te beoordelen, de werkzaamheden af te stemmen en een passende offerte uit te brengen. Deze verwerking is noodzakelijk voor maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.

c. Uitvoeren van overeenkomsten en opdrachten
Om overeengekomen diensten uit te voeren, projecten te beheren, resultaten op te leveren en ondersteuning te verlenen. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

d. Klanten- en projectadministratie
Om afspraken, communicatie, projectinformatie, uren, wijzigingen en opleveringen vast te leggen. Deze verwerking berust op de uitvoering van de overeenkomst en het gerechtvaardigd belang bij een zorgvuldige bedrijfsvoering.

e. Facturatie en financiële administratie
Om facturen op te stellen, betalingen te verwerken, openstaande bedragen te beheren en te voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen. Deze verwerking berust op de uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.

f. Beveiliging en voorkoming van misbruik
Om de website, accounts, communicatiekanalen en digitale systemen te beveiligen en fraude, spam, ongeoorloofde toegang of ander misbruik te voorkomen. Deze verwerking berust op het gerechtvaardigd belang bij een veilige bedrijfsvoering.

g. Vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechten
Om afspraken en communicatie te bewaren wanneer dit noodzakelijk is voor bewijs, geschilbehandeling, incasso of de verdediging tegen een juridische aanspraak. Deze verwerking berust op een gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting.

h. Analyse en verbetering van de website en dienstverlening
Om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt, technische problemen op te lossen en de website en dienstverlening te verbeteren. Voor zover hiervoor toestemming vereist is, vindt de verwerking uitsluitend plaats nadat die toestemming is gegeven.

i. Directe zakelijke communicatie over eigen diensten
Om bestaande zakelijke relaties te informeren over relevante eigen diensten of ontwikkelingen, voor zover dit wettelijk is toegestaan. De ontvanger kan zich altijd eenvoudig afmelden. Wanneer toestemming vereist is, wordt vooraf toestemming gevraagd.
Wanneer een verwerking op toestemming berust, kan die toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming maakt eerdere, op toestemming gebaseerde verwerkingen niet achteraf onrechtmatig.
Wanneer een verwerking op een gerechtvaardigd belang berust, worden het bedrijfsbelang, de noodzaak van de verwerking en de mogelijke gevolgen voor de betrokkene tegen elkaar afgewogen.
Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het oorspronkelijke doel waarvoor zij zijn verzameld.

Artikel 5 – Herkomst van persoonsgegevens

Mertol Serter Digital Solutions verkrijgt persoonsgegevens hoofdzakelijk rechtstreeks van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer deze:

a. de website bezoekt of gebruikt;
b. een contactformulier invult;
c. per e-mail, telefoon, WhatsApp of sociale media contact opneemt;
d. een offerte aanvraagt of een opdracht verstrekt;
e. een overeenkomst aangaat;
f. bestanden, teksten, afbeeldingen, toegangsgegevens of projectinformatie aanlevert;
g. een factuur betaalt of andere administratieve informatie verstrekt.
Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verkregen van:

a. een zakelijke opdrachtgever, wanneer de betrokkene daarvan contactpersoon, medewerker of vertegenwoordiger is;
b. zakelijke samenwerkingspartners of leveranciers;
c. openbare registers, waaronder het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
d. openbaar toegankelijke zakelijke websites, socialemediaprofielen en andere openbare bronnen;
e. technische systemen en dienstverleners die worden gebruikt voor websitebeheer, communicatie, beveiliging, analyse, administratie of betaling.
Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene zijn verkregen, verwerkt Mertol Serter Digital Solutions uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende zakelijke doel.
De betrokkene is verantwoordelijk voor de juistheid van de verstrekte gegevens en wordt verzocht wijzigingen tijdig door te geven.
Wanneer iemand persoonsgegevens van een derde verstrekt, moet diegene daartoe bevoegd zijn en de betrokken derde waar nodig informeren over de verstrekking.

Artikel 6 – Verstrekking aan derden

Mertol Serter Digital Solutions verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens aan derden.
Persoonsgegevens worden uitsluitend aan derden verstrekt wanneer dit noodzakelijk is:

a. voor het uitvoeren van een overeenkomst of opdracht;
b. voor het verwerken van communicatie, administratie, facturatie of betalingen;
c. voor het beheren, beveiligen, analyseren of onderhouden van de website en digitale systemen;
d. om gebruik te maken van professionele adviseurs of zakelijke dienstverleners;
e. om te voldoen aan een wettelijke verplichting of een geldig verzoek van een bevoegde instantie;
f. voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische rechten;
g. op basis van toestemming van de betrokkene.
Ontvangers van persoonsgegevens kunnen, afhankelijk van de situatie, behoren tot de volgende categorieën:

a. hosting-, website- en cloudleveranciers;
b. e-mail-, communicatie- en socialemediadiensten;
c. analyse-, beveiligings- en technische ondersteuningsdiensten;
d. boekhoud-, facturatie- en administratiesystemen;
e. banken en betaaldienstverleners;
f. accountants, boekhouders, juristen en andere professionele adviseurs;
g. onderaannemers of samenwerkingspartners die bij een opdracht worden ingeschakeld;
h. overheidsinstanties, toezichthouders, gerechtsdeurwaarders of andere bevoegde partijen wanneer verstrekking wettelijk vereist of noodzakelijk is.
Derden ontvangen uitsluitend de persoonsgegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor hun taak of dienstverlening.
Wanneer een derde persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Mertol Serter Digital Solutions verwerkt, worden waar vereist afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.
Een ingeschakelde onderaannemer of samenwerkingspartner mag persoonsgegevens uitsluitend gebruiken voor de afgesproken werkzaamheden en moet deze passend beveiligen.
Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt voor hun eigen directmarketingdoeleinden, tenzij de betrokkene daarvoor vooraf toestemming heeft gegeven of een andere geldige wettelijke grondslag van toepassing is.
Wanneer Mertol Serter Digital Solutions persoonsgegevens verwerkt namens een opdrachtgever, bepaalt de opdrachtgever in beginsel aan welke derden deze gegevens mogen worden verstrekt, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.

Artikel 7 – Dienstverleners en digitale platforms

Mertol Serter Digital Solutions maakt voor de bedrijfsvoering gebruik van externe digitale diensten. Afhankelijk van het contact, de opdracht en de gebruikte functies kunnen persoonsgegevens onder meer worden verwerkt door:

a. Wix.com voor de website, hosting, contactformulieren, websitebeheer en eventuele betaal- of klantfuncties;
b. Google voor zakelijke e-mail, bestandsopslag, websiteanalyse en andere zakelijke diensten;
c. Meta, waaronder WhatsApp, Facebook en Instagram, voor communicatie en socialemediacontact;
d. boekhoud-, facturatie- en administratiediensten, waaronder SnelStart;
e. banken en betaaldienstverleners die worden gebruikt voor facturatie en het ontvangen of verwerken van betalingen;
f. overige technische leveranciers die noodzakelijk zijn voor beveiliging, projectbeheer, opslag, onderhoud of ondersteuning.
Welke dienstverlener daadwerkelijk persoonsgegevens verwerkt, hangt af van de manier waarop de betrokkene contact opneemt en van de diensten die voor de betreffende opdracht worden gebruikt.
Externe dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken als verwerker in opdracht van Mertol Serter Digital Solutions of als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer een dienstverlener zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is, gelden voor diens verwerking mede de eigen privacyvoorwaarden van die dienstverlener. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor banken, betaaldienstverleners en bepaalde communicatie- of socialemediaplatforms.
Mertol Serter Digital Solutions selecteert dienstverleners mede op basis van hun functionaliteit, betrouwbaarheid en beschikbare privacy- en beveiligingswaarborgen.
Met dienstverleners die als verwerker optreden, worden waar vereist afspraken gemaakt over onder meer:

a. het doel en de duur van de verwerking;
b. de aard van de persoonsgegevens;
c. geheimhouding en beveiliging;
d. het inschakelen van subverwerkers;
e. ondersteuning bij AVG-verplichtingen;
f. verwijdering of teruggave van gegevens na beëindiging van de dienstverlening.
Externe dienstverleners kunnen hun diensten, voorwaarden, opslaglocaties of subverwerkers wijzigen. Mertol Serter Digital Solutions beoordeelt relevante wijzigingen en past deze privacyverklaring aan wanneer dit noodzakelijk is.
Nadere informatie over analytische en marketingcookies, de daarbij betrokken dienstverleners en de toepasselijke bewaartermijnen wordt opgenomen in het afzonderlijke cookiebeleid.

Artikel 8 – Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Mertol Serter Digital Solutions probeert persoonsgegevens waar redelijkerwijs mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te laten verwerken.
Sommige gebruikte dienstverleners of hun subverwerkers kunnen buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd of daar persoonsgegevens verwerken.
Een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte vindt uitsluitend plaats wanneer daarvoor een geldige wettelijke basis en passende waarborgen bestaan.
Afhankelijk van de betreffende doorgifte kan gebruik worden gemaakt van:

a. een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
b. de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen;
c. bindende bedrijfsvoorschriften;
d. een andere wettelijk toegestane doorgiftemethode;
e. een toepasselijke uitzondering voor een specifieke situatie, wanneer de AVG dit toestaat.
Bij een doorgifte naar een organisatie in de Verenigde Staten kan, indien van toepassing, gebruik worden gemaakt van deelname van die organisatie aan het EU–US Data Privacy Framework. Wanneer deze grondslag niet van toepassing is, worden waar nodig andere passende waarborgen gebruikt.
Mertol Serter Digital Solutions beoordeelt, voor zover dit op grond van de AVG noodzakelijk is, of aanvullende technische, contractuele of organisatorische maatregelen nodig zijn om persoonsgegevens bij een internationale doorgifte passend te beschermen.
Een betrokkene kan via mertol@mertolserter.com informatie vragen over:

a. de landen waar persoonsgegevens worden verwerkt;
b. de grondslag waarop een internationale doorgifte berust;
c. de toepasselijke waarborgen;
d. de wijze waarop een kopie van die waarborgen kan worden verkregen of ingezien, voor zover dit wettelijk en contractueel mogelijk is.

Artikel 9 – Bewaartermijnen

Mertol Serter Digital Solutions bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
Afhankelijk van het soort gegevens en de verwerking worden in beginsel de volgende bewaartermijnen gehanteerd:

a. Contactaanvragen en gegevens van potentiële klanten
Gegevens uit contactaanvragen en oriënterende correspondentie worden maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact bewaard, tenzij daaruit een klantrelatie of overeenkomst ontstaat.

b. Offertes die niet tot een overeenkomst leiden
Offertes, aanvragen en bijbehorende correspondentie worden maximaal twee jaar na het laatste contact bewaard, tenzij een langere bewaring noodzakelijk is vanwege een geschil, toezegging of andere gerechtvaardigde reden.

c. Klant-, overeenkomst- en projectgegevens
Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering en onderbouwing van een opdracht worden gedurende de overeenkomst en in beginsel maximaal vijf jaar na beëindiging of oplevering bewaard. Gegevens die onderdeel uitmaken van de fiscale administratie worden langer bewaard overeenkomstig de wettelijke bewaarplicht.

d. Facturen, betaalgegevens en fiscale administratie
Gegevens die behoren tot de fiscale basisadministratie worden ten minste zeven jaar bewaard, gerekend volgens de toepasselijke fiscale regels.

e. Toegangsgegevens en toegangsrechten
Rechtstreeks ontvangen wachtwoorden, inloggegevens en toegangsautorisaties worden uitsluitend bewaard zolang deze noodzakelijk zijn voor de opdracht of overeengekomen ondersteuning. Na voltooiing of overdracht worden zij zo spoedig mogelijk verwijderd, teruggegeven of ingetrokken, tenzij voortgezette toegang schriftelijk is overeengekomen.

f. Correspondentie over uitgevoerde opdrachten
Zakelijke correspondentie die relevant is voor afspraken, wijzigingen, opleveringen, ondersteuning of bewijs wordt in beginsel maximaal vijf jaar na het laatste relevante contact bewaard.

g. Technische, beveiligings- en gebruiksgegevens
Technische loggegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor beveiliging, probleemoplossing, fraudepreventie en de goede werking van de website of systemen. De concrete termijn kan afhangen van de gebruikte dienstverlener en het soort logbestand.

h. Cookie- en analysegegevens
De bewaartermijnen voor cookies, analytische gegevens en vergelijkbare technieken worden nader beschreven in het afzonderlijke cookiebeleid.

i. Toestemming en afmeldingen
Bewijs van verleende of ingetrokken toestemming en registraties van afmeldingen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om aan te tonen dat aan de AVG en andere toepasselijke regels is voldaan.

j. Geschillen, klachten en juridische aanspraken
Gegevens die noodzakelijk zijn voor een klacht, geschil, incasso, onderzoek of juridische aanspraak kunnen worden bewaard totdat de betreffende procedure definitief is afgerond en de toepasselijke verjarings- en bewaartermijnen zijn verstreken.
Wanneer meerdere bewaartermijnen van toepassing zijn, geldt de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke verplichting of het gerechtvaardigde doel te voldoen.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd, geanonimiseerd of zodanig buiten gebruik gesteld dat zij niet meer voor reguliere bedrijfsdoeleinden worden verwerkt.
Gegevens in back-ups kunnen na verwijdering nog tijdelijk aanwezig blijven totdat de betreffende back-up volgens de normale beveiligde cyclus wordt overschreven of verwijderd.
Mertol Serter Digital Solutions beoordeelt periodiek of persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn en verwijdert of anonimiseert gegevens die niet langer nodig zijn.

Artikel 10 – Beveiliging van persoonsgegevens

Mertol Serter Digital Solutions neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

a. verlies of vernietiging;
b. onbevoegde toegang of openbaarmaking;
c. ongeoorloofde wijziging of ander onrechtmatig gebruik;
d. menselijke fouten, misbruik en digitale aanvallen;
e. andere vormen van onrechtmatige of onzorgvuldige verwerking.
De beveiligingsmaatregelen worden afgestemd op:

a. de aard en omvang van de verwerking;
b. het soort persoonsgegevens;
c. de waarschijnlijkheid en ernst van de mogelijke risico’s;
d. de stand van de techniek;
e. de redelijke uitvoeringskosten.
Afhankelijk van de verwerking kunnen de beveiligingsmaatregelen onder meer bestaan uit:

a. sterke en unieke wachtwoorden;
b. tweestapsverificatie of multifactorauthenticatie waar dit beschikbaar en passend is;
c. beperking van toegang tot personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben;
d. veilig beheer van accounts, toegangsrechten en inloggegevens;
e. versleutelde verbindingen en beveiligde digitale diensten;
f. actuele software, beveiligingsupdates en bescherming tegen schadelijke software;
g. passende back-up- en herstelvoorzieningen;
h. geheimhoudingsafspraken met ingeschakelde personen of dienstverleners;
i. beveiligde overdracht, opslag en verwijdering van bestanden;
j. periodieke beoordeling en aanpassing van beveiligingsmaatregelen.
Toegangsrechten worden beperkt, aangepast of ingetrokken wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn.
Wanneer een opdrachtgever toegangsgegevens verstrekt, wordt deze verzocht:

a. uitsluitend de noodzakelijke toegang te verlenen;
b. waar mogelijk afzonderlijke gebruikersrechten aan te maken;
c. geen wachtwoorden via onbeveiligde kanalen te delen;
d. tijdelijke toegang na voltooiing van de opdracht in te trekken of te wijzigen.
Mertol Serter Digital Solutions verlangt van ingeschakelde verwerkers en samenwerkingspartners dat zij persoonsgegevens passend beveiligen.
Ondanks de genomen maatregelen kan volledige veiligheid van digitale communicatie en gegevensverwerking niet worden gegarandeerd. Bij beveiligingsincidenten wordt gehandeld overeenkomstig Artikel 11.

Artikel 11 – Datalekken en beveiligingsincidenten

Onder een datalek wordt verstaan een beveiligingsincident dat leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.
Wanneer een mogelijk datalek wordt ontdekt, onderzoekt Mertol Serter Digital Solutions zo spoedig mogelijk:

a. wat er is gebeurd;
b. welke persoonsgegevens en betrokkenen zijn geraakt;
c. wat de waarschijnlijke gevolgen zijn;
d. welke maatregelen nodig zijn om het incident te stoppen of de gevolgen te beperken;
e. of het incident moet worden gemeld.
Datalekken en de beoordeling daarvan worden gedocumenteerd overeenkomstig de AVG, ook wanneer wordt besloten dat melding niet noodzakelijk is.
Wanneer een datalek waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, wordt het waar mogelijk binnen 72 uur na ontdekking gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wanneer een datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, worden de getroffen betrokkenen zonder onredelijke vertraging geïnformeerd, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.
Een kennisgeving aan betrokkenen bevat, voor zover beschikbaar en wettelijk vereist:

a. een begrijpelijke beschrijving van het incident;
b. de mogelijke gevolgen;
c. de genomen of voorgenomen maatregelen;
d. aanbevolen voorzorgsmaatregelen;
e. contactgegevens voor nadere informatie.
Wanneer Mertol Serter Digital Solutions als verwerker optreedt en een datalek vaststelt met betrekking tot persoonsgegevens van een opdrachtgever, wordt die opdrachtgever zonder onredelijke vertraging geïnformeerd en redelijkerwijs ondersteund bij diens wettelijke verplichtingen.
De verwerkingsverantwoordelijke opdrachtgever blijft in beginsel verantwoordelijk voor de beoordeling en eventuele melding van een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of de wet anders bepaalt.
Een vermoedelijk datalek dat verband houdt met Mertol Serter Digital Solutions kan zo spoedig mogelijk worden gemeld via mertol@mertolserter.com. Daarbij wordt verzocht geen onnodige persoonsgegevens mee te sturen.

Artikel 12 – Persoonsgegevens binnen opdrachten van klanten

Bij opdrachten op het gebied van websites, digitale marketing, lokale SEO, analyse, communicatie, beheer en technische ondersteuning kan Mertol Serter Digital Solutions toegang krijgen tot persoonsgegevens die onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever worden verwerkt.
Per verwerking wordt beoordeeld of Mertol Serter Digital Solutions optreedt als:

a. zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke;
b. gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke; of
c. verwerker namens de opdrachtgever.
Wanneer Mertol Serter Digital Solutions persoonsgegevens uitsluitend volgens gedocumenteerde instructies van de opdrachtgever verwerkt, is de opdrachtgever in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en treedt Mertol Serter Digital Solutions op als verwerker.
In dat geval wordt, wanneer de AVG dit vereist, vóór aanvang van de verwerking een verwerkersovereenkomst gesloten.
De opdrachtgever is verantwoordelijk voor:

a. een geldige grondslag voor de verwerking;
b. het correct informeren van de betrokkenen;
c. de rechtmatigheid van verzamelde en aangeleverde gegevens;
d. het verstrekken van duidelijke en rechtmatige instructies;
e. het behandelen van verzoeken van betrokkenen;
f. het bepalen van passende bewaartermijnen;
g. het verkrijgen van noodzakelijke toestemmingen;
h. het naleven van regels voor cookies, marketing en elektronische communicatie.
Mertol Serter Digital Solutions verwerkt de betreffende persoonsgegevens uitsluitend:

a. voor de afgesproken werkzaamheden;
b. volgens de gedocumenteerde instructies van de opdrachtgever;
c. gedurende de overeengekomen periode;
d. met inachtneming van passende geheimhoudings- en beveiligingsmaatregelen.
Persoonsgegevens van een opdrachtgever worden niet voor eigen commerciële doeleinden gebruikt, tenzij daarvoor een afzonderlijke geldige grondslag bestaat en de betrokkene daarover correct is geïnformeerd.
Indien een instructie naar het oordeel van Mertol Serter Digital Solutions in strijd is met de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving, wordt de opdrachtgever daarvan op de hoogte gesteld. De uitvoering van die instructie kan worden opgeschort totdat de rechtmatigheid is vastgesteld.
Mertol Serter Digital Solutions kan, voor zover dit contractueel is toegestaan, subverwerkers inschakelen. Met deze partijen worden passende afspraken gemaakt over privacy, geheimhouding en beveiliging.
Mertol Serter Digital Solutions ondersteunt de opdrachtgever, voor zover redelijkerwijs mogelijk en binnen de overeengekomen werkzaamheden, bij:

a. verzoeken van betrokkenen;
b. beveiligingsincidenten en datalekken;
c. gegevensbeschermingseffectbeoordelingen;
d. overleg met toezichthouders;
e. andere verplichtingen die rechtstreeks verband houden met de uitgevoerde verwerking.
Na beëindiging van de opdracht worden persoonsgegevens van de opdrachtgever, naar diens keuze en voor zover technisch en wettelijk mogelijk, teruggegeven of verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht verdere bewaring vereist.
Eventuele aanvullende werkzaamheden, kosten en verantwoordelijkheden met betrekking tot privacyverzoeken, datalekken of omvangrijke gegevensverwerking kunnen nader worden geregeld in de overeenkomst of verwerkersovereenkomst.

Artikel 13 – Rechten van betrokkenen

Een betrokkene heeft, voor zover de AVG en andere toepasselijke wetgeving dit toestaan, de volgende rechten:

a. Recht op inzage
Het recht om te vernemen of persoonsgegevens worden verwerkt en, wanneer dit het geval is, inzage te krijgen in die persoonsgegevens en relevante informatie over de verwerking.

b. Recht op rectificatie
Het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren en onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen.

c. Recht op gegevenswissing
Het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn, onrechtmatig worden verwerkt of om een andere wettelijke reden moeten worden gewist.

d. Recht op beperking van de verwerking
Het recht om de verwerking tijdelijk te laten beperken, bijvoorbeeld wanneer de juistheid van persoonsgegevens wordt betwist of bezwaar is gemaakt tegen de verwerking.

e. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Het recht om persoonsgegevens die de betrokkene zelf heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of, wanneer dit technisch mogelijk is, rechtstreeks aan een andere organisatie te laten overdragen. Dit recht geldt uitsluitend wanneer de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt en gebaseerd is op toestemming of een overeenkomst.

f. Recht van bezwaar
Het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang of op de vervulling van een taak van algemeen belang. Mertol Serter Digital Solutions beëindigt de betreffende verwerking, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene, of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor een juridische aanspraak.

g. Recht van bezwaar tegen direct marketing
Het recht om op ieder moment bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens voor directe marketing. Na een dergelijk bezwaar worden de persoonsgegevens niet meer voor dat doel verwerkt.

h. Recht om toestemming in te trekken
Wanneer een verwerking op toestemming berust, kan de betrokkene deze toestemming op ieder moment intrekken. De intrekking heeft geen terugwerkende kracht en tast de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen niet aan.

i. Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming
Het recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit dat rechtsgevolgen heeft of de betrokkene anderszins in aanmerkelijke mate treft, behoudens de wettelijke uitzonderingen.
De hiervoor genoemde rechten zijn niet absoluut. Afhankelijk van de omstandigheden kan een wettelijke uitzondering of beperking van toepassing zijn.
Wanneer persoonsgegevens mede in back-ups zijn opgenomen, kan volledige technische verwijdering enige tijd duren. De gegevens worden gedurende die periode niet opnieuw voor reguliere bedrijfsdoeleinden gebruikt en worden volgens de normale beveiligde back-upcyclus overschreven of verwijderd.
Wanneer persoonsgegevens met ontvangers zijn gedeeld en daarna worden gerectificeerd, verwijderd of beperkt, worden deze ontvangers daarvan geïnformeerd voor zover dit wettelijk vereist, technisch mogelijk en niet onevenredig bezwarend is.
Op verzoek wordt de betrokkene geïnformeerd over de ontvangers aan wie een rectificatie, verwijdering of beperking is meegedeeld.

Artikel 14 – Indienen en behandelen van verzoeken

Een verzoek tot uitoefening van een privacyrecht kan worden ingediend via:

mertol@mertolserter.com
In het verzoek wordt de betrokkene verzocht zo duidelijk mogelijk aan te geven:

a. om welk privacyrecht het gaat;
b. op welke persoonsgegevens of verwerking het verzoek betrekking heeft;
c. via welk contact of welke opdracht de gegevens zijn verstrekt;
d. welke informatie kan helpen om de betreffende persoonsgegevens terug te vinden.
De betrokkene wordt verzocht geen onnodige persoonsgegevens of volledige identiteitsdocumenten mee te sturen, tenzij hier later uitdrukkelijk en gemotiveerd om wordt gevraagd.
Mertol Serter Digital Solutions bevestigt waar redelijkerwijs mogelijk de ontvangst van het verzoek en kan aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om het verzoek te begrijpen, de persoonsgegevens terug te vinden of de identiteit te controleren.
Op een verzoek wordt in beginsel binnen één maand na ontvangst gereageerd.
Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk zijn ingediend, kan de reactietermijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. De betrokkene wordt binnen één maand na ontvangst geïnformeerd over de verlenging en de reden daarvoor.
Wanneer aanvullende informatie noodzakelijk is om de identiteit te controleren, begint de termijn te lopen of wordt deze opgeschort overeenkomstig de daarvoor geldende AVG-regels.
Verzoeken worden in beginsel kosteloos behandeld.
Wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het herhaaldelijke karakter ervan, kan Mertol Serter Digital Solutions overeenkomstig de AVG:

a. een redelijke vergoeding vragen die rekening houdt met de administratieve kosten; of
b. weigeren aan het verzoek gevolg te geven.
Wanneer geen of slechts gedeeltelijk gevolg wordt gegeven aan een verzoek, ontvangt de betrokkene binnen de toepasselijke termijn een gemotiveerde toelichting. Daarbij wordt tevens gewezen op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en een beroep bij de rechter in te stellen.
Informatie wordt in beginsel elektronisch verstrekt wanneer het verzoek elektronisch is ingediend, tenzij de betrokkene om een andere passende vorm verzoekt.
Bij het verstrekken van inzage wordt rekening gehouden met de rechten en vrijheden van anderen. Persoonsgegevens, bedrijfsvertrouwelijke informatie en intellectuele eigendomsrechten van derden kunnen daarom waar noodzakelijk worden afgeschermd.
Wanneer Mertol Serter Digital Solutions als verwerker namens een opdrachtgever optreedt, kan het verzoek worden doorgestuurd naar de betreffende opdrachtgever. De opdrachtgever blijft in beginsel verantwoordelijk voor de inhoudelijke behandeling van het verzoek.

Artikel 15 – Controle van de identiteit

Mertol Serter Digital Solutions moet voorkomen dat persoonsgegevens aan een onbevoegde persoon worden verstrekt, gewijzigd, verwijderd of overgedragen.
Wanneer redelijke twijfel bestaat over de identiteit van de persoon die een verzoek indient, kan aanvullende informatie worden gevraagd die noodzakelijk is om de identiteit vast te stellen.
De wijze van identiteitscontrole wordt afgestemd op:

a. de aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens;
b. het risico van onbevoegde verstrekking of wijziging;
c. de manier waarop eerder met de betrokkene is gecommuniceerd;
d. de beschikbare, zo min mogelijk ingrijpende verificatiemethoden.
Waar mogelijk wordt de identiteit gecontroleerd via bestaande contactgegevens, bekende accountinformatie, projectgegevens of andere informatie die reeds beschikbaar is.
Alleen wanneer een minder ingrijpende methode onvoldoende is, kan om een afgeschermde kopie van een identiteitsbewijs of een andere vorm van identificatie worden gevraagd.
Wanneer om een kopie van een identiteitsbewijs wordt gevraagd, mag de betrokkene gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de controle afschermen, waaronder in beginsel het burgerservicenummer en, voor zover niet noodzakelijk, de pasfoto en documentnummers. Op de kopie kan worden vermeld dat deze uitsluitend bestemd is voor de behandeling van het AVG-verzoek.
Een ontvangen identiteitsbewijs wordt uitsluitend gebruikt voor identiteitscontrole, passend beveiligd en zo spoedig mogelijk verwijderd nadat de controle is afgerond, tenzij verdere bewaring wettelijk noodzakelijk is.
Wanneer de identiteit niet voldoende kan worden vastgesteld, kan de uitvoering van het verzoek worden opgeschort of geweigerd om de persoonsgegevens en rechten van de betrokkene te beschermen. De verzoeker ontvangt daarvan een gemotiveerde toelichting.
Bij een verzoek namens een andere persoon kan worden gevraagd om bewijs waaruit blijkt dat de vertegenwoordiger bevoegd is om namens de betrokkene op te treden.

Artikel 16 – Vragen, klachten en toezicht

Vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens of de behandeling van een privacyverzoek kunnen worden ingediend via:

mertol@mertolserter.com
Mertol Serter Digital Solutions probeert een vraag of klacht zorgvuldig en binnen een redelijke termijn te onderzoeken en te beantwoorden.
De betrokkene wordt aangeraden een klacht eerst aan Mertol Serter Digital Solutions voor te leggen, zodat deze waar mogelijk rechtstreeks kan worden onderzocht en opgelost.
De betrokkene heeft te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Het indienen van een klacht bij Mertol Serter Digital Solutions beperkt niet het recht om rechtstreeks contact op te nemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wanneer de betrokkene van mening is dat een besluit over een privacyverzoek of de verwerking van persoonsgegevens in strijd is met de AVG, kan deze daarnaast gebruikmaken van de beschikbare bestuursrechtelijke of civielrechtelijke rechtsmiddelen.
Wanneer een andere Europese toezichthoudende autoriteit bevoegd is, kan de betrokkene ook bij die autoriteit een klacht indienen, bijvoorbeeld in de lidstaat waar de betrokkene gewoonlijk verblijft of werkt, of waar de vermeende overtreding heeft plaatsgevonden.

Artikel 17 – Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Mertol Serter Digital Solutions neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, wanneer die besluiten rechtsgevolgen hebben voor een betrokkene of deze anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
Voor websitebeheer, analyse, beveiliging en digitale marketing kan gebruik worden gemaakt van geautomatiseerde hulpmiddelen. Deze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor:

a. het meten en analyseren van websitegebruik;
b. het beoordelen van de prestaties van campagnes;
c. het indelen van bezoekers in algemene doelgroepen of interessecategorieën;
d. het herkennen en voorkomen van spam, misbruik, fraude of beveiligingsrisico’s;
e. het verbeteren en personaliseren van digitale diensten of communicatie.
Voor zover dergelijke verwerking als profilering wordt aangemerkt, vindt deze uitsluitend plaats wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en, wanneer dit vereist is, nadat toestemming is verkregen voor het gebruik van de betreffende cookies of vergelijkbare technieken.
De in dit artikel bedoelde analyses en indelingen leiden bij Mertol Serter Digital Solutions niet zelfstandig tot besluiten met juridische of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor betrokkenen.
Externe dienstverleners, zoals website-, analyse-, advertentie- en socialemediaplatforms, kunnen binnen hun eigen dienstverlening gebruikmaken van geautomatiseerde verwerking of profilering. Wanneer zij daarbij zelfstandig het doel en de middelen bepalen, zijn hun eigen privacyvoorwaarden mede van toepassing.
Nadere informatie over het gebruik van analytische en marketingtechnieken, de betrokken dienstverleners en de beschikbare keuzes wordt opgenomen in het afzonderlijke cookiebeleid.
Wanneer Mertol Serter Digital Solutions in de toekomst gebruikmaakt van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen of andere aanmerkelijke gevolgen heeft, wordt de betrokkene vooraf geïnformeerd over:

a. het bestaan van de geautomatiseerde besluitvorming;
b. de onderliggende logica, voor zover de AVG dit vereist;
c. het belang en de verwachte gevolgen van de verwerking;
d. de toepasselijke wettelijke grondslag;
e. de beschikbare waarborgen en rechten.
In een situatie als bedoeld in lid 7 krijgt de betrokkene, voor zover wettelijk vereist, het recht om:

a. menselijke tussenkomst te verlangen;
b. het eigen standpunt kenbaar te maken;
c. het besluit aan te vechten.
Vragen of bezwaren over geautomatiseerde verwerking of profilering kunnen worden ingediend via mertol@mertolserter.com.

Artikel 18 – Externe websites, links en ingesloten inhoud

De website en digitale communicatie van Mertol Serter Digital Solutions kunnen links bevatten naar websites, platforms, applicaties of diensten van derden.
Wanneer een betrokkene een externe link opent of een externe dienst gebruikt, kan de betreffende derde persoonsgegevens verwerken volgens diens eigen privacyvoorwaarden.
Mertol Serter Digital Solutions is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop zelfstandig opererende derden persoonsgegevens verwerken, tenzij uit de AVG of andere toepasselijke wetgeving anders voortvloeit.
Het opnemen van een externe link betekent niet automatisch dat Mertol Serter Digital Solutions verantwoordelijk is voor of instemt met alle inhoud, veiligheidsmaatregelen of privacypraktijken van de betreffende externe partij.
De website kan functies of inhoud van derden bevatten, zoals:

a. socialemediaknoppen;
b. video’s, kaarten of andere ingesloten media;
c. formulieren, agenda’s of boekingsfuncties;
d. analyse- en advertentietechnologie;
e. betaal- of communicatiefuncties.
Bij het laden of gebruiken van dergelijke functies kunnen persoonsgegevens, waaronder technische en gebruiksgegevens, aan de betreffende derde worden doorgegeven.
Wanneer voor het activeren van externe inhoud of technologie toestemming vereist is, wordt deze inhoud waar redelijkerwijs mogelijk pas geladen nadat de betrokkene via de cookie-instellingen toestemming heeft gegeven.
Nadere informatie over ingesloten inhoud, cookies, vergelijkbare technieken en de daarbij betrokken partijen wordt opgenomen in het afzonderlijke cookiebeleid.
Betrokkenen wordt aangeraden de privacy- en cookievoorwaarden van een externe dienst te raadplegen voordat zij persoonsgegevens via die dienst verstrekken.

Artikel 19 – Wijzigingen in deze privacyverklaring

Mertol Serter Digital Solutions kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer dit noodzakelijk is vanwege:

a. wijzigingen in wet- of regelgeving;
b. wijzigingen in de bedrijfsvoering of aangeboden diensten;
c. het gebruik van nieuwe systemen, dienstverleners of verwerkingsactiviteiten;
d. ontwikkelingen op het gebied van technologie, beveiliging of toezicht;
e. verduidelijkingen of verbeteringen van de bestaande tekst.
De meest recente versie van de privacyverklaring wordt op de website gepubliceerd.
Bij iedere nieuwe versie wordt de datum van de laatste wijziging vermeld.
Wanneer een wijziging belangrijke gevolgen heeft voor de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt, wordt hierover op passende wijze duidelijk geïnformeerd, bijvoorbeeld via de website of rechtstreeks via de beschikbare contactgegevens.
Wanneer voor een nieuwe verwerking toestemming vereist is, wordt daarvoor afzonderlijk toestemming gevraagd. Een wijziging van deze privacyverklaring vervangt de vereiste toestemming niet.
Wijzigingen hebben geen terugwerkende kracht voor zover daardoor de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen of de wettelijke rechten van betrokkenen zouden worden aangetast.
Betrokkenen wordt aangeraden deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, met name wanneer zij opnieuw gebruikmaken van de website of diensten.

Artikel 20 – Inwerkingtreding en contact

Deze privacyverklaring treedt in werking op 9 augustus 2026 en vervangt eventuele eerdere versies vanaf het moment van publicatie.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Mertol Serter Digital Solutions zoals in deze verklaring beschreven.
Op de verwerking van persoonsgegevens zijn de Algemene verordening gegevensbescherming, de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming en overige toepasselijke Nederlandse en Europese privacywetgeving van toepassing.
Wanneer deze privacyverklaring in meerdere talen beschikbaar wordt gesteld, dient de Nederlandstalige versie als uitgangspunt. Een vertaling wordt uitsluitend ter ondersteuning aangeboden, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld of dwingend recht anders bepaalt.
Vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan:

Mertol Serter Digital Solutions
E-mail: mertol@mertolserter.com
Verzoeken tot uitoefening van privacyrechten en klachten worden behandeld volgens Artikel 14 tot en met Artikel 16 van deze privacyverklaring.

Laatst bijgewerkt: 9 augustus 2026